Magazyn

Moduł Magazyn przeznaczony jest do obsługi ewidencji ilościowo - wartościowej magazynów, rozliczania tej ewidencji, kontroli kosztów materiałowych. Wiele funkcjonalności: ewidencja towaru w dwóch jednostkach miary; tworzenie powiązań i automatyzacja obiegu dokumentów w systemie; zarządzanie uprawnieniami magazynierów; wieloprzekrojowa kontrola obrotów magazynowych pozwala na elastyczne kształtowanie procesów organizacyjnych przedsiębiorstwa. Może pracować zarówno w księgowości materiałowej, bezpośrednio w magazynach na oddziałach oraz w dziale logistyki.

  • Podstawowe zadania
      Wspomaga wykonywanie rozliczeń związanych z gospodarką materiałowo - magazynową przedsiębiorstwa poprzez prowadzenie kartoteki asortymentów, dziennika zaksięgowanych dokumentów magazynowych, kontrahentów i innych kartotek pomocniczych.
  • Wiele magazynów
      Pozwala założyć wiele magazynów i ewidencjonować przepływ materiałów między nimi. Ilość magazynów, asortymenty, podział na grupy, branże są zależne od potrzeb Użytkownika i ustalane w Systemie na etapie wdrożenia.
  • Rodzaje dokumentów
      Można tworzyć różne rodzaje dokumentów magazynowych. Określić ich zachowanie i wygląd w Systemie (1.3). Z Systemem dostarczane są podstawowe dokumenty: PZ, WZ, RW, MM. Na ich bazie Użytkownik możne tworzyć inne dokumenty. We własnym zakresie może również określić jakie pola mają wystąpić w dokumencie. Zwiększa to ergonomię i komfort pracy przy wprowadzaniu danych do dokumentu (niepotrzebne pola nie będą się wyświetlać). Dla dokumentu można zaznaczyć wprowadzanie kont kosztów, wprowadzanie zlecenia (z dokładnością do dokumentu lub jego pozycji).
  • Wzory dokumentów do druku
      Użytkownik sam może określić wygląd każdego dokumentu magazynowego (układ graficzny i zawartość informacyjna). Nie potrzebny jest do tego informatyk. Przy pomocy prostych narzędzi wbudowanych w System można zmieniać wygląd dostarczonych przez PI Rol-Tech dokumentów lub tworzyć nowe wzory.
  • Wystawianie dokumentu
      Odbywa się zgodnie z powiązaniami określonymi dla dokumentu magazynowego w punkcie 3. Moduł posiada przyjazny dla Użytkownika sposób wystawiania dokumentów - szereg pól wypełnianych jest automatycznie lub przy pomocy podpowiedzi. Kopiowanie dokumentu przyspiesza wprowadzanie cyklicznie powtarzających się dokumentów. Wprowadzony wcześniej dokument zapamiętany w Szufladzie może być z niej pobrany i po zmianie wybranych elementów (np. daty lub kontrahenta) gotowy do księgowania. Przy wprowadzaniu obrotu wyświetlane są aktualne stany magazynowe asortymentu w obu jednostkach miary oraz informacje o dokumentach skojarzonych (Zamówienia, Sprzedaż). Można prowadzić rezerwację asortymentu. Można wprowadzać ilości w drugiej jednostce miary dla wybranych materiałów.
  • Wycena dokumentów przychodowych
      W dokumentach przychodowych pozycje można wprowadzać tylko ilościowo i rozchodować je ilościowo. Później uzupełnić wartości w dokumentach przychodowych i wykonać funkcję wyceny rozchodów z wyliczeniem wartości dla dokumentów rozchodowych (metoda średniej ceny i FIFO).
  • Metody prowadzenia magazynów
      Udostępniamy dwie najbardziej popularne metody prowadzenia ewidencji magazynowej: ewidencja wg metody FIFO (pierwsze przyszło-pierwsze wyszło) lub ewidencja według średniej ceny.
  • Asortymenty
      Asortymentem może być materiał, opakowanie, towar (posiadający swoją kartotekę magazynową), usługa.
  • Dwie jednostki miary
      Dla każdego asortymentu można określić do 2 jednostek miary (np.: butelki i litry) oraz prowadzić w nich ewidencję magazynowa i sprzedaż (łącznie z wydrukami do Excel’a). Pierwsza jednostka może być stosowana w celach handlowych z klientami, druga jednostka może być podstawową w produkcji. Ponadto na wybranych kontach wartościowo – ilościowych modułu FK oprócz ewidencji ilościowej można prowadzić ewidencję w dwóch jednostkach miary.
  • Przeliczniki
      Przeliczniki - mechanizm przeliczania jednostek pozwala na automatyczne przeliczanie wprowadzanej ilości asortymentu. Umożliwia to przeglądanie stanu magazynowego asortymentu w jednostce alternatywnej. Dla wybranych asortymentów domyślnie można stosować wprowadzanie ilości w drugiej jednostce (System przeliczy ją na ilość w pierwszej jednostce).
  • Opakowania zwrotne
      Do asortymentu można przypisać do dwóch opakowań z przelicznikiem umożliwiającym automatyczne wyliczenie ilości tych opakowań na jednostkę asortymentu.
  • Opis asortymentu
      Każda pozycja na dokumencie (asortyment) może mieć opis do 240 znaków, mogą to być np. atesty, numery katalogowe, wymiary itp. Pobierane są one ze słownika asortymentów i mogą być aktualizowane w czasie wystawiania dokumentu magazynowego czy sprzedaży.
  • Powiązanie Magazynu z innymi modułami
      System RT umożliwia tworzenie powiązań pomiędzy dokumentami, pozwalającymi na łatwe przekształcanie jednych w drugie bez konieczności przepisywania danych. Firmy posiadające dobrze zorganizowany obieg dokumentów mogą wprowadzić go do Systemu bez utraty funkcjonalności. Firmy pragnące wprowadzić nowe rozwiązania organizacyjne i poprawić efektywność pracy mogą zmienić obieg i powiązania dokumentów. Moduł Magazyn jak i pozostałe moduły Systemu RT pracują na jednej zintegrowanej bazie danych, te same kartoteki wykorzystywane w różnych modułach są wspólne (konta, kontrahenci, asortymenty, dokumenty i inne). Informacja wprowadzona do kartoteki w jednym module jest od razu dostępna w pozostałych.
  • Powiązania z Zamówieniami
      Do tworzonego dokumentu magazynowego typu WZ można pobrać pozycje z jednego lub wielu zamówień kontrahenta. W oparciu o ilość wydaną na WZ następuje wyliczenie ilości pozostałej do realizacji w zamówieniu. Przy wydaniu całego zamówienia bezpośrednio w dokumencie WZ można zmienić stan zamówienia uznając je za wydane. Rejestracji WZ może towarzyszyć rezerwacja towaru na magazynie.
  • Powiązania z Opakowaniami
      Dokument obrotu opakowaniami może powstać ‘w tle’ równolegle z tworzonym na bazie zamówienia dokumentem magazynowym lub przy ręcznym wystawieniu dokumentu magazynowego. Jeśli następuje wydanie towaru dokument powoduje zdjęcie opakowań z kartoteki w magazynie opakowań i aktualizację stanu w kartotece opakowań odbiorcy.
  • Powiązania ze Sprzedażą
      Można tworzyć dokument sprzedaży przejmując do niego pozycje wybranego lub wskazanych dokumentów magazynowych. Przy wystawianiu faktury dla kontrahenta są widoczne również jego dokumenty opakowaniowe podlegające rozliczeniu. Można przejąć do faktury pozycje wybranego lub wskazanych dokumentów opakowaniowych. Rejestracji faktury może towarzyszyć rezerwacja towaru na magazynie. Można zdefiniować odwrotny obieg dokumentów – pozycje z faktury są pobierane do dokumentu rozchodu z magazynu oraz dokumenty obrotu opakowaniami.
  • Powiązania z FK
      Dane z modułu Magazyn poprzez moduł Dekretacji są przesyłane automatycznie do modułu FK. Częstotliwość dekretacji ( i parametry jej pracy) zależy od użytkownika.
  • Kartoteka magazynowa
      Stany magazynowe i obroty mogą być prowadzone według drugiej jednostki miary. Można przełączać przeglądanie kartoteki z jednej jednostki na drugą jednostkę miary. Z kartoteki przedsiębiorstwa można przeglądać kartotekę dowolnego magazynu. Wygodnie rozwiązane zarządzanie wieloma kartotekami magazynowymi dla asortymentu zakupionego w różnych cenach (metoda FIFO). W momencie wprowadzania zadanej ilości jak i jej korekty następuje automatyczna aktualizacja stanów magazynowych. Kontrola stanów magazynowych prowadzona jest przy rezerwacji asortymentu. Można pobierać bilans otwarcia z poprzedniego roku obrachunkowego (dowolną ilość razy).
  • Ewidencja kosztów
      Moduł Magazyn umożliwia pełne rozliczenie kosztów materiałowych w zestawieniu ilościowo-wartościowym. Każdy magazyn ma przypisane konto a do każdego dokumentu można wprowadzić konta:
    • przeciwstawne,
    • kosztów wydziałowych (5),
    • zlecenia (szczegółowy opis w punkcie Zlecenia). Wprowadzanie kont w dokumentach umożliwia szczegółowe rozliczanie kosztów materiałowych. W oparciu o te konta tworzy się dekrety do FK ( w module Dekretacja).
  • Zlecenia
      W Systemie można gromadzić szczegółowe informacje o kosztach materiałowych poniesionych na realizację określonego zadania - może to być np. inwestycja, remont, koszty na określoną maszynę produkcyjną, koszty zadania produkcyjnego. W celu ewidencji kosztów dla wybranego zadania należy założyć na nie tzw. zlecenie. System umożliwia przypisanie niektórych, wybranych przez Użytkownika pozycji dokumentów rozchodowych do zleceń. Zlecenia można przeglądać i drukować.
  • Inwentaryzacja
      Inwentaryzacja stanów magazynowych może się odbywać na dowolną chwilę. Program zapamiętuje stan na wybrany dzień i można dalej wprowadzać dokumenty magazynowe niezależnie od prowadzonej inwentaryzacji. Program pamięta przeprowadzone inwentaryzacje – w trakcie roku obrachunkowego można przeprowadzić wiele inwentaryzacji. Program tworzy arkusze spisu z natury. Użytkownik wypełnia je rzeczywistymi ilościami a moduł Magazyn wylicza powstałe różnice inwentaryzacyjne oraz tworzy dokumenty dotyczące nadwyżek i niedoborów ujawnionych w trakcie inwentaryzacji. Dokumenty te po zatwierdzeniu mogą zostać zaksięgowane.
  • Przeglądanie danych
      Łatwe przeglądanie aktualnych stanów kartotekowych i innych informacji bez konieczności wykonywania zestawień na ekran czy na papier. Są dostępne bezpośrednio na ekranie : przeglądanie wszystkich kartotek danego asortymentu obejmujące przeglądanie dla kartoteki materiałowej:
    • ilości wg dwóch jednostek miary,
    • wystawionych dokumentów,
    • sumy BO, przychodów, rozchodów, aktualnych stanów,
    • przeglądanie dziennika.
  • Zestawienia (w tym definiowalne)
      Użytkownik może sam tworzyć zestawienia stanowo-obrotowe. W ramach dowolnego okresu można określić "okres wskazany" i w odpowiednich kolumnach drukować ilości i wartości okresu wskazanego (np. wartość za okres wskazany to kolumna 1 "za dzień", kolumna 2 to "miesiąc narastająco"). Można wstawiać kolumny będące wynikiem działania na dwóch innych, poprzednich kolumnach (działania dodawania, odejmowania, mnożenia, dzielenia). Emisja gotowych zestawień: stanów magazynowych na wybrany dzień, raporty wg rodzaju dokumentów, zestawienie kosztów zużycia materiałów za wybrany okres, raporty inwentaryzacyjne, kartoteki materiałowe, emisja zestawień dla zleceń, zestawienia według grup asortymentowych, kontrahentów, obrotów niewycenionych, zestawienia według zgodnej ilości pierwszych znaków indeksu materiału. System definiowania filtrów na rodzaje dokumentów magazynowych daje duże możliwości w zakresie sporządzania zestawień i pozyskiwania informacji istotnej dla Użytkownika (np. tylko RW, tylko PZ lub tylko RW i PZ z pominięciem pozostałych). Wszystkie zestawienia mogą być wykonane do arkusza Excel’a lub OpenOffice i od ręki dostępne do przeglądania na ekranie lub obróbki w innych raportach.
  • Współpraca z urządzeniami zewnętrznymi
      Magazyn współpracuje z czytnikiem kodów kreskowych.
  • Uprawnienia operatorów w Magazynie
      Standardowo użytkownikowi można nadać szereg praw do wykonania funkcji w menu Magazyn. Dodatkowo zezwolić na widoczność cen i wartości, wycenę kartotek dla metody FIFO, korekty dokumentów, weryfikację dokumentów ( np. wcześniej wystawionych przez magazyniera), zezwolić na przeglądanie kartotek określonych magazynów lub ograniczyć prawa wprowadzania dokumentów do wybranych magazynów.
  • Przykładowe ekrany
      Ekran nr 1. Z poziomu kartoteki przedsiębiorstwa można przeglądać stany magazynów i dokumenty magazynowe. Przy metodzie FIFO w ramach magazynu przeglądać podkartoteki magazynowe.

Ulotka do pobrania w formacie PDF